Comprendre le contrôle des documents originaux
Qu'est-ce que le contrôle des originaux?
Le contrôle des originaux est un processus aléatoire visant à vérifier l'authenticité des documents téléversés dans le Centre étudiant.
Si votre dossier est sélectionné pour ce contrôle, une nouvelle tâche apparaîtra dans la Liste de choses à faire de votre Centre étudiant. Il vous sera demandé de fournir les documents originaux en format papier par la poste ou en personne. La transmission électronique est possible par le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) ou par la plateforme MesCertif pour les établissements ayant accès.
Nous vous recommandons de toujours avoir vos documents originaux à portée de main.
Si vous êtes une personne étudiante de l'international, assurez-vous de les apporter avec vous au Québec pour éviter d'avoir à entreprendre des démarches à distance.
Si les documents exigés ne sont pas fournis, votre admission sera révoquée.
Quels documents fournir pour le contrôle des originaux?
La première étape est de prendre connaissance des documents à fournir en cliquant sur la tâche Contrôle des originaux, dans le Centre étudiant.
Vous devez fournir les éléments suivants :
- Les documents originaux indiqués dans votre tâche ou copies certifiées conformes de ces documents;
- Une fiche d’identification (non requise pour un envoi électronique);
- Un avis de conservation, de récupération et de destruction des documents rempli par la personne candidate concernée (à fournir seulement si vous ne déposez pas d'enveloppe préaffranchie);
- Une enveloppe-réponse adressée et préaffranchie pour le retour des documents, au besoin.
Qu'est-ce qu'un document original?
Un document original est la version papier, signée et tamponnée, émise par l'institution ou le ministère selon les pays.
Qu'est-ce qu'une copie certifiée conforme?
Une copie certifiée conforme est une photocopie du document original avec une mention attestant qu'elle est identique à l'original.
Qui peut certifier conforme une copie de mes documents?
La copie certifiée conforme par l’émetteur du document est toujours le format privilégié.
Toutefois, d'autres autorités ou institutions compétentes peuvent également procéder, selon votre situation. La liste des autorités pouvant certifier conformes des documents se trouve sur cette page.
Mes documents ont été traduits, dois-je fournir la traduction également?
Oui. Vous devez fournir la traduction officielle, en plus des documents originaux ou la copie certifiée conforme de ceux-ci.
Comment fournir ces documents?
Vous devez nous faire parvenir la version originale papier ou copie certifiée conforme du ou des documents demandés, par l'une des méthodes de transmission suivantes, en fonction de votre situation.
- En personne
Vous pouvez nous remettre vos documents au comptoir du Service de l'admission. L'adresse complète et les horaires du comptoir sont indiquées sur cette page, dans l'onglet En personne.
Une personne de confiance peut déposer des documents en votre nom à condition d'inclure la fiche d'identification et l'avis de conservation (voir la question Quoi fournir).
- Par envoi postal
La poste ou courrier recommandé (DHL par exemple).
- Par transmission électronique (pour certains pays ou provinces seulement)
| Pays / province | Méthode |
|---|---|
| Québec | |
| Canada | |
| États-Unis |
Pour plus de détails, consultez la section Comment transmettre vos documents originaux sur la page Contrôle des documents originaux.
Comment récupérer mes documents par la suite?
Si vous avez fourni une enveloppe-réponse adressée et préaffranchie (prépayée ou avec les timbres canadiens appropriés), vos documents vous seront retournés par voie postale.
Autrement, il est possible de récupérer vos documents auprès du Bureau du registraire selon les méthodes indiquées sur cette page.
Vos documents seront conservés pendant une année avant d'être détruits.
Questions fréquentes
J'ai déjà téléversé ces documents dans mes tâches, dois-je vraiment les transmettre à nouveau?
Oui. Le contrôle des originaux ne vise pas à évaluer votre candidature, mais à vérifier l'authenticité des documents téléversés. Vous devez fournir les documents indiqués dans la tâche Contrôle des originaux pour maintenir votre admission valide.
On me demande mon diplôme, mais j'ai seulement une attestation qui confirme l'obtention du diplôme. Est-ce suffisant?
Oui. Si votre diplôme n'a pas encore été délivré, vous pouvez fournir la copie certifiée conforme de l'attestation officielle de réussite du diplôme.
Est-ce que je peux vous faire parvenir mes documents originaux par courriel?
Non. Vous devez nous faire parvenir vos documents au format papier. Les seules exceptions concernent les établissements pouvant nous les transmettre électroniquement par l'une des méthodes indiquées dans la question Comment fournir ces documents?.
Je n'ai pas mes documents originaux en ma possession. Que faire?
Voici quelques options possibles pour y remédier :
- demander à l'établissement d'envoyer directement vos documents par voie postale au Service de l'admission;
- demander à l'établissement de vous envoyer les documents puis nous les transmettre;
- demander à un proche de récupérer les documents auprès de l'établissement pour vous les envoyer.
J'ai besoin d'un délai supplémentaire pour vous envoyer mes documents.
Vous pouvez contacter le Service de l'admission à l'approche de la date limite pour un suivi. Vous pouvez également contacter cette équipe si vous avez d'autres questions ou besoin d'aide.
Est-ce possible de fournir mes originaux une fois sur le territoire?
Non. Les documents originaux doivent être fournis avant la date limite indiquée dans la tâche du contrôle des originaux.
Qu'advient-il si je ne fournis pas les documents originaux?
Si vous ne fournissez pas les documents originaux exigés dans les délais prescrits, votre offre d’admission sera révoquée.
Si vous soumettez une nouvelle demande d’admission pour un autre trimestre, votre dossier ne sera évalué qu’après la réception de vos documents originaux.